Start / Werkwijze
Proces
Transparantie begint bij een proces dat u kunt volgen. Onderstaande fasen gelden voor elke opdracht, tenzij de opdrachtbrief een fase uitdrukkelijk schrapt.
Waarom deze volgorde
Een bevinding die vroeger komt dan de stukken, is een indruk. Daarom starten wij niet met conclusies. Eerst staat vast wat wordt onderzocht. Daarna komt het materiaal. Pas dan volgt de toetsing en het verslag.
U ontvangt bij de start een kort stappenplan met data. Wijkt de planning af, dan hoort u dat voordat de volgende fase begint.
Fase 1
In een gesprek bepalen wij de periode, de entiteit en de vraag. Daarna ontvangt u een opdrachtbrief met reikwijdte, planning, vergoeding en de naam van de verantwoordelijke medewerker.
De opdracht start op de datum van uw schriftelijke bevestiging. Mondelinge zijdelingse vragen worden niet stilzwijgend aan het dossier toegevoegd.
Fase 2
U ontvangt een lijst in de volgorde waarin wij de posten toetsen. Eerst de jaarrekening en de aansluiting met het grootboek. Daarna contracten, notulen en detailstaten.
Ontbreekt een stuk, dan blijft die post open staan. Wij vullen gaten niet zelf in met aannames. De lijst met open punten deelt het team wekelijks tot de set compleet is.
Meer over de soorten stukken: Documenten.
Fase 3
Totalen van de jaarrekening worden aangesloten op het grootboek en op de detailstaten.
Binnen een post kiezen wij posten boven de drempel en een spreiding over de periode.
Elke afwijking krijgt een nummer, een bedrag, een bronstuk en een status: open of toegelicht.
De toetsen staan vooraf in het werkprogramma van het dossier. Een extra toets buiten dat programma melden wij eerst.
Fase 4
Voordat een tekst het predicaat eindverslag krijgt, ontvangt u de conceptbevindingen. U kunt feiten corrigeren, bijvoorbeeld een bedrag dat bij een ander boekjaar hoort of een contract dat wij nog niet hadden.
Een verschil van inzicht over de feiten blijft zichtbaar: uw toelichting en onze notitie staan naast elkaar in het dossier.
Fase 5
Het rapport volgt de indeling van de pagina Rapporten. Het noemt de reikwijdte, de uitgevoerde stappen, de bevindingen en de punten die open blijven.
Wij herschrijven een bevinding niet om haar kleiner te laten lijken. Wel schrappen wij een punt als het brondocument de eerste notitie weerlegt.
Fase 6
Na het eindverslag sluiten wij het werkprogramma. Het dossier krijgt een archiefnummer, een inhoudsopgave en de bewaartermijn uit de opdrachtbrief. U ontvangt een korte archiefnota met dat nummer.
Latere vragen over hetzelfde boekjaar verwijzen naar dat nummer. Een nieuw boekjaar is een nieuwe opdracht, ook als de organisatie dezelfde blijft.
Uw aandeel
Zonder die medewerking blijft de betreffende post open en vermeldt het verslag dat de toets daar stopt.
Zie ook
De regels waaraan elke fase zich houdt.
Hoe de tekst van het eindverslag is ingedeeld.
Antwoorden over planning, stukken en vergoeding.